Richtig kalkulieren: Ist mein Tagessatz als Selbstständiger zu niedrig?

Nachdem wir in PRODUCTION PARTNER 11/2016 über sinnvolle und notwendige Versicherungen für den Selbstständigen informierten, geben wir hier eine Orientierung zur Tagessatzes-Kalkulation. Die privaten Kosten, Versicherungsbeiträge und Arbeitsbereiche fallen bei jedem sehr unterschiedlich aus, statt einer konkreten Empfehlung geben wir daher hier einen Leitfaden zur eigenen Kalkulation.

Das gegenseitige Unterbieten und das damit verbundene Preisdumping entstehen meist durch Unwissenheit und Fehleinschätzung der eigenen Kosten: Betriebskosten und Versicherungen werden zu niedrig oder gar nicht angesetzt, Privatkosten unterschätzt und Rücklagen schlicht vergessen.

Der Kölner Unternehmensberater Lambert Schuster hat für Selbstständige und Freiberufler im Dienstleistungssektor einen Wegweiser für eine angemessene Stundensatz-Kalkulation erstellt. Schuster listet sieben Grundregeln, die zur Bemessung des eigenen Gehaltes angewandt werden sollten.

1. Die Einnahmen müssen höher als die Ausgaben sein
Was zunächst logisch klingt, dürfte dem ein oder anderen bereits die Augen öffnen, wenn er seine Einnahmen und Ausgaben gegenüber stellt. Da muss der Kredit für das Haus abbezahlt werden, die Kinder wollen Reitunterricht und die DGUV V3-Prüfung steht an. Hat man betriebliche Ausgaben durch regelmäßige Buchhaltung noch relativ gut im Blick, können sich gerade im privaten Bereich schnell Kosten anhäufen, die die durchschnittlichen überschreiten.

2. Orientierung am Durchschnittsgehalt eines Angestellten
Wenigstens den durchschnittlichen Stundensatz eines Angestellten desselben Arbeitsbereiches sollte der Selbstständige zur Orientierung nehmen. Aktuelle Zahlen bietet dazu das Statistische Bundesamt mit der Studie über Verdienste und Arbeitskosten.

3. Sozialversicherungen
Für den Angestellten zahlt der Arbeitgeber rund 19 % Arbeitgeberanteil an Sozialversicherungsabgaben. Schuster weist darauf hin, dass diese 19 % bei der eigenen Kalkulation zum durchschnittlichen Bruttoeinkommen addiert werden sollten, denn der Selbstständige trägt diese Kosten komplett selbst. In diesen Bereich fallen Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Krankenkasse und Pflegeversicherung.

4. Niemand arbeitet 365 Tage im Jahr
Auch wenn es sich manchmal so anfühlt: Aber niemand arbeitet 365 Tage im Jahr. Ein Angestellter ist im Schnitt 21 Tage im Monat beschäftigt. Er hat meist am Wochenende sowie an Feiertagen frei und 25–30 Urlaubstage. Für die Veranstaltungsbranche sind diese Orientierungswerte kaum zu übernehmen oder müssen korrigiert werden.

Ein Beispiel für den selbstständigen Veranstaltungs-Dienstleister:

• Urlaubstage | 25 Tage
  (den sollte sich jeder leisten können)
• Feiertage | 7 Tage
  (wenigstens Ostern und Weihnachten)
• Krankheit | 5 Tage
• Zwei freie Tage die Woche (wenn sie auch nicht Wochenende heißen) | 100 Tage
• Fortbildungen | 5 Tage

Summe 142 Tage Mehr als ein Drittel des Jahres können wir nach unserer Rechnung abziehen. Somit bleiben 223 Arbeitstage im Jahr bzw. 18,5 Arbeitstage im Monat.

5. Geschäftsausstattung und Grundkosten
Schuster hat in seiner Kalkulation zum durchschnittlichen Bruttoeinkommen die Sozialabgaben addiert. Außerdem müssen die zusätzlichen Betriebskosten hinzugefügt werden.

• Fixkosten für Büro und Lagerräume
• Büromaterial
• Telefonkosten
• Reise- und Hotelkosten
• Versicherungen
• Beratungen
• Persönliche Schutzausrüstung
• …

Nicht zu vergessen natürlich die 19 % Umsatzsteuer. Diese dürfen nicht als Einnahme betrachtet werden.

6. Produktive Arbeit vs. „unproduktive“ Zeit
Die 223 Arbeitstage, die in Punkt 4 ermittelt wurden, beinhalten leider nicht nur produktive Arbeitszeit, also Zeit, die dem Auftraggeber gegenüber abgerechnet werden kann. Etwa ein Drittel der Arbeitszeit wird für administrative Aufgaben und die Vertriebsleitung benötigt. Hierzu gehören die Buchhaltung, das Schreiben von Angeboten und Rechnungen, Marketing, Vorbesprechnung und, und, und.

Von 18,5 AT/Monat bleiben noch etwa 12 Tage, an denen produktiv gearbeitet wird. Die „unproduktive“ Zeit ist aber keine Freizeit: Sie muss in den Tages- oder Stundensatz mit einkalkuliert werden.

7. Gewinn!
Zwar boomt die Veranstaltungs- und Eventbranche, doch niemand ist vor Auftragslöchern oder einer längeren Krankheit sicher. Schuster empfiehlt deshalb 15 % auf die Ein – nahmen aufzuschlagen, um Anschaffungen, Investitionen, Weiterbildungen, Rücklagen und Auftragslöcher ausgleichen zu können.

Nur mit einem vernünftig kalkulierten Tagessatz können Selbstständige verantwortungsbewusst arbeiten, denn nur so ist es möglich, Versicherungsbeiträge, Fortbildungskosten und Altersvorsorge zu bezahlen und trotzdem Urlaub und freie Zeit finanzieren zu können.

Empfehlung
Die ISDV empfiehlt die in diesem Artikel zusammengefasste Stundensatz-Kalkulation von Unternehmensberater Lambert Schuster als theoretischen Einstieg zu lesen und den Vergütungsrechner der bühnenwerk-App für die individuelle Ermittlung des Tagessatzes.

Vergütungsrechner der Bühnenwerk-App

Ein wunderbares Tool für die Veranstaltungsbranche ist die App des Bühnenwerkes. Die beiden Köpfe der Lehrwerkstatt für Veranstaltungstechnik und Unternehmensberatung, Bühnenwerk GmbH, Christian Berghoff und Sebastian Hellwig haben eine Anwendungssoftware entwickelt, die neben einem Massen- und Einheitsrechner sowie Rechner für Lasten über Personen auch einen Vergütungsrechner anbietet.

Anders als bei Lambert Schuster wird bei der Bühnenwerk-App nicht vom Durchschnittseinkommen des Arbeitnehmers ausgegangen und dann aufgerechnet. Der Vergütungsrechner ermittelt den Tagessatz anhand der tatsächlichen monatlichen Kosten. Dieses simple und übersichtliche Tool bezieht neben Betriebskosten und Investitionen auch diverse Privatkosten wie Kinderbetreuung, Urlaub und Rücklagen mit ein. Alle drei Bereiche sind sehr detailliert und bieten die Möglichkeit, eigene Kostenstellen hinzuzufügen. Die vorgegebenen Kostenbereiche zeigen noch einmal sehr deutlich, welche Kosten ein Selbstständiger hat und haben sollte.