Das Personalplanungstool für die Veranstaltungsbranche ist als GigPlaner bereits seit 2012 auf dem Markt. Knapp acht Jahre später wurde nun ein umfassender Relaunch bekanntgegeben: unter dem neuen Namen CrewBrain will das Tool mit vielen neuen und verbesserten Funktionen den Markt (weiter) erobern.
(Bild: Crewbrain)
Ursprünglich geplant war der große Relaunch für die Prolight+Sound 2020. Mit der Absage der Messe aufgrund der Corona-Pandemie mussten Sven Schlotthauer (Geschäftsführer der GigPlaner UG) und sein Team kurzfristig umdisponieren. „Für uns war und ist die Absage der Messe zwar verständlich, gleichzeitig aber auch extrem enttäuschend. Wir hatten fast ein Jahr auf diesen Moment hingearbeitet und einen großen Auftritt geplant, den wir so leider ins Internet verlegen mussten.“ Seit dem 3. April 2020 ist es nun offiziell:
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GigPlaner heißt jetzt CrewBrain
Eine Umbenennung nach einer erfolgreichen Marktpositionierung bringt einige Risiken mit sich und ist nicht gerade das erste Mittel der Wahl. Auf die Frage, warum man sich bei GigPlaner dennoch für einen neuen Namen entschieden hat, verwies Sven Schlotthauer auf die veränderten Anforderungen, die mit dem Wachstum von GigPlaner einhergingen: „Im Laufe der Zeit hat sich unsere Kundschaft immer internationaler entwickelt. Das bringt natürlich einige neue Anforderungen an das Tool mit sich, denen wir mit dem Relaunch begegnen und was wir mit dem neuen Namen CrewBrain auch deutlich transportieren wollen. Vor allem für englischsprachige Kunden erklärt der Name nun exakt, was die Software kann und wofür sie steht.“
Sven Schlotthauer (Bild: Stephan Kaminski)
Regelmäßige Updates verbesserten stetig die Funktionen und unterstützten den Weg in die Internationalität. Bereits vor dem Relaunch war das Tool in vier verschiedenen Sprachen verfügbar. Die Entscheidung brachte nun neben der Umbenennung auch eine vollständig überarbeitete und modernisierte Oberfläche sowie einige neue und verbesserte Funktionen mit sich.
„Die größten Neuerungen betreffen sicher die neue Kategorie ‚Projekte‘, das elektronische Fahrtenbuch sowie die Zeiterfassung auf Tagesbasis“, fasst Schlotthauer die Schwerpunkte des nun abgeschlossenen Remakes zusammen. Außerdem seien die sinnvolle Optimierung und Erweiterung der bereits vorhandenen Funktionen sowie neue Ansichten ein wichtiges Anliegen gewesen. Zwar gab es bis Mitte 2019 schon immer regelmäßige Updates im Monatstakt, jedoch seien hier die Abstände für eine verbesserte Nutzerfreundlichkeit erhöht worden. „Im Schnitt gibt es jetzt alle zwei Monate eine neue und weiter optimierte Version“, verspricht Schlotthauer und betont damit die Intention von CrewBrain, immer nah an den Wünschen des Kunden zu operieren.
Die neue Kategorie „Projekte“ wurde für solche Projekte geschaffen, die keinen festen Start- oder Endpunkt haben und für die nicht unbedingt Personal benötigt wird – wie zum Beispiel reine Planungsprojekte. Hierbei sei es vor allem darum gegangen, eine Kategorie oberhalb der Jobs zu schaffen, auf die dann eben auch Projekt- und Planungszeiten sowie eine Planungshistorie dokumentiert werden können: „Auf diese Weise können auch die gesamten Vorarbeiten, die für ein größeres Projekt notwendig sind, vollständig erfasst werden.“
Das elektronische Fahrtenbuch wurde direkt in die Zeiterfassung integriert. Wird eine Fahrtzeit erfasst, erfragt das Tool direkt beim Stempeln über die Stempeluhr automatisch der Kilometerstand sowie das verwendete Fahrzeug. Die ermittelten Fahrzeiten können später wiederum direkt in die Reisekostenabrechnung übernommen und bei Bedarf auch bei Kontrollen vorgezeigt werden. Eine sehr interessante Neuerung ist die Erweiterung der Zeiterfassung um ein Tageskonto: „Diese Funktion ist tatsächlich nicht ganz neu, sondern in den letzten 1,5 Jahren gereift. Sie ist letztlich daraus entstanden, dass viele Firmen ihre bisherigen Freelancer fest auf Tagesbasis anstellen. Einige unserer Kunden haben dieses System, das man ja z.B. von Ambion kennt, übernommen – daher haben wir diese Funktion entsprechend im System abgebildet. Da gesetzlich trotzdem ein Zeitkonto geführt werden muss, werden in solchen Fällen zwei parallele Konten für diese Mitarbeiter geführt.“
CrewBrain gibt es als Desktop-Ansicht und als App – die Mitarbeiter können ihre Zeiterfassung so direkt vor Ort erledigen. (Bild: Crewbrain)
Besondere Herausforderung: Freelancer
Gerade in der Veranstaltungsbranche sind häufig Freelancer in die verschiedenen Projekte eingebunden. „Für Planungstools bzw. planende Verantwortliche ist das eine besondere Herausforderung, die wir mit CrewBrain aber sehr gut abdecken können“, so Schlotthauer. Darum wurde auch hier immer weiter an Verbesserungen gefeilt: Ursprünglich konnten Freelancer nur nach Stunden-, Pauschal- oder Tagessätzen abrechnen, seit Mitte 2019 können diese nun aber alle Features des Tools wie den automatischen Pausenabzug ebenfalls nutzen. Auch in der Rechteverwaltung wurde die Mitarbeit von Freelancern durch angepasste Zugriffsrechte berücksichtigt – denn allein schon aus datenschutzrechtlichen Gründen müssen hier strengere Zugriffsbeschränkungen erfolgen, als es bei festen Mitarbeitern der Fall ist.
Fazit
Sämtliche Neuerungen und Verbesserungsideen entstehen durch den ständigen Austausch mit Kunden. CrewBrain scheint sich hier als verständnisvoller Zuhörer und Problemlöser zu positionieren, der mit dem neuen Auftritt nun einen deutlichen Akzent gesetzt hat. „Der neue Markenauftritt und die neue Oberfläche unserer Software sind für uns ein ganz klares Statement für die Zukunftsfähigkeit unserer Lösung“, resümiert Sven Schlotthauer. Der wachsende Kundenstamm und die zunehmende Internationalisierung dieser scheint dem Team hier auf jeden Fall Recht zu geben.
